Pacjent chce się skontaktować. Twoja placówka powinna być dostępna
Nieodebrane połączenie to nie tylko stracony telefon. Może oznaczać nieumówioną wizytę, niezadowolonego pacjenta i utracony przychód. W godzinach największego ruchu zespół nie zawsze jest w stanie odebrać każdy telefon. Medidesk pomaga uporządkować komunikację, odzyskiwać nieodebrane zgłoszenia i lepiej zarządzać każdym kontaktem z pacjentem.
Porównaj obsługę kontaktu z pacjentem dziś i z Medidesk
Sprawdź, jak uporządkowanie połączeń, oddzwonień i historii kontaktu zmienia codzienną pracę rejestracji.
Bez Medidesk
Z Medidesk
Pacjent rezygnuje z połączenia, gdy telefon jest zajęty lub zbyt długo czeka na linii
Połączenia są kolejkowane i rozdzielane pomiędzy dostępne stanowiska zespołu
Nieodebrane kontakty łatwo przeoczyć, a część pacjentów nigdy nie otrzymuje odpowiedzi
Wszystkie nieodebrane kontakty widzisz na liście zgłoszeń wymagających oddzwonienia
Zespół nie zawsze wie, do kogo trzeba oddzwonić i kto już zajął się zgłoszeniem
Statusy, tagi i notatki pokazują, co wydarzyło się podczas kontaktu i jaki powinien być kolejny krok
Przy kolejnym kontakcie pacjent ponownie wyjaśnia swoją sprawę od początku
Historia rozmów i wcześniejszych ustaleń jest dostępna przy kolejnym kontakcie z pacjentem
Każdy kontakt trafia do właściwej osoby i pozostaje pod kontrolą
Medidesk porządkuje obsługę połączeń od pierwszej próby kontaktu aż do zakończenia sprawy. Twój zespół sprawniej odbiera połączenia, wraca do pacjentów i widzi pełną historię wcześniejszych ustaleń.
Sprawne rozdzielanie połączeń między stanowiska
Połączenia mogą być kolejkowane i kierowane do dostępnych osób według ustalonych zasad. Dzięki telefonii VoIP ruch trafia tam, gdzie w danym momencie może zostać obsłużony. Zwiększasz dostępność rejestracji również w godzinach największego obciążenia.
Każde zgłoszenie wraca na listę do obsługi
Widzisz, które połączenia pozostały bez odpowiedzi i wymagają ponownego kontaktu. Pracownik może przejść do konkretnego zgłoszenia, oddzwonić i oznaczyć jego aktualny status. Ty sprawdzasz, które sprawy zostały obsłużone, a które nadal czekają na działanie.
Pełny kontekst przed kolejną rozmową z pacjentem
Zespół ma dostęp do historii połączeń, statusów, tagów i wewnętrznych notatek. Pracownik widzi, czego dotyczył wcześniejszy kontakt, z kim rozmawiał pacjent i jakie były ustalenia. Pacjent nie musi ponownie opowiadać swojej historii, a obsługa przebiega sprawniej.
Manager AI pokazuje Ci, gdzie rejestracja traci skuteczność
Każdego dnia otrzymujesz konkretne dane, alerty i rekomendacje. Wiesz, co dzieje się w rejestracji, gdzie powstają problemy i czym warto zająć się w pierwszej kolejności.
Jedno narzędzie, inna wartość dla każdej roli w placówce
Do Twojej placówki codziennie dzwonią pacjenci, którzy mogą zostawić w niej pieniądze. Jeśli nie wiesz, ilu z nich nie mogło się połączyć, czy zespół oddzwonił i ile rozmów zakończyło się wizytą, trudno ocenić, gdzie naprawdę tracisz przychód.
Medidesk daje Ci te dane w jednym miejscu, dzięki czemu możesz lepiej planować pracę zespołu, wyznaczać cele i podejmować decyzje na podstawie liczb, a nie intuicji.
Lena Garnik - Prezes zarządu Centrum Medycznego Gamma
Placówka rośnie, telefonów przybywa, a Ty nie wiesz, co naprawdę dzieje się w rejestracji: kiedy zespół jest najbardziej obciążony, gdzie brakuje wsparcia i czy pacjenci, którzy nie mogli się dodzwonić, otrzymali odpowiedź.
Medidesk daje Ci ten obraz w jednym miejscu - precyzyjnie zaplanujesz pracę zespołu, obsadę pod realne obłożenie i oddzwonienia.
Monika Makulska - Przedstawicielka AMEDS Centrum Medycznego i VEDI Clinic
Twój zespół mówi, że nie wyrabia, ale samo „mamy za dużo telefonów" nie wystarczy, by zmienić grafik czy uzasadnić dodatkowy etat.
Dzięki Medidesk widzisz, ile połączeń przypada na konkretne godziny i jak wygląda obciążenie zespołu. Możesz lepiej planować obsadę i rozmawiać z zarządem o potrzebach Twojej rejestracji na podstawie liczb, a nie odczuć.
Izabela Matysiak - Dyrektor Działu Rozwoju i Obsługi Klienta
Telefony, formularze i prośby o kontakt nie mogą ginąć między kanałami ani na zapisanych naprędce karteczkach. Medidesk zbiera wszystkie zgłoszenia w jednym miejscu, pokazuje ich kontekst oraz pozwala kontrolować odbieralność i natężenie ruchu w poszczególnych godzinach. Dzięki temu lepiej dopasujesz obsadę, zaplanujesz oddzwonienia i rozłożysz ruch między rejestrację, zewnętrzne call center oraz voiceboty, aby więcej pacjentów otrzymało pomoc.
Karolina Weiss - COO, Centrum Medyczne Goldenmed
Wydajesz budżet na Google Ads, social media czy outdoor, ale nie wiesz, które z tych działań naprawdę przynoszą pacjentów. Jeśli źródłem wiedzy jest tylko deklaracja pacjenta albo notatka Twojej rejestracji, trudno Ci podjąć dobrą decyzję.
Dzięki Medidesk widzisz, z jakiej kampanii przyszło połączenie i co naprawdę działa. Wiesz, gdzie zwiększyć budżet, a z czego zrezygnować.
Lena Garnik - Prezes zarządu Centrum Medycznego Gamma
Co zmienia się w rejestracji
po wdrożeniu
84% -> 95%
odbieralność połączeń przychodzących
100%
połączeń obsłużonych przez bota
17%
wzrost skuteczności rejestracji
Jak to wygląda w praktyce?
Przedstawiamy jak wdrożenie rozwiązań systemu Medidesk pomogło placówkom z całej Polski podnosić jakoś obsługi i komunikacji z pacjentami, przyczyniając się do wzrostu przychodów.
Jak Medidesk odmienił organizację codziennej pracy w Goldenmed
Centrum Medyczne Goldenmed przed wdrożeniem Medidesk zmagało się z problemami związanymi z obsługą dużej ilości połączeń telefonicznych. Główne wyzwanie stanowił brak możliwości rozróżniania celów, w jakich pacjenci się kontaktowali, co powodowało dezorganizację i trudności w efektywnym zarządzaniu komunikacją. Brak narzędzi automatyzujących te procesy przekładał się na nieefektywność, co utrudniało kontrolę nad realizacją zadań przez pracowników rejestracji i wprowadzało chaos w codziennych działaniach placówki.
“Zanim zaczęliśmy współpracę z Medidesk, spora część połączeń po prostu ginęła w natłoku zgłoszeń. Dziś odbieramy niemal wszystkie, a rejestracja wie, z czym dzwoni pacjent, zanim jeszcze podniesie słuchawkę.”
Jak wdrożenie systemu Medidesk podniosło standardy obsługi pacjentów w Dr Kubik?
Kadra zarządzająca Centrum Medycznym Dr Kubik po pierwszej fali koronawirusa poszukiwała skutecznych metod i rozwiązań na odbudowanie kontaktu z pacjentami sprzed epidemii, poprawę jakości obsługi telefonicznej swojej rejestracji oraz zwiększenie realizacji swoich usług. Głównym wyzwaniem, z którym przyszło zmierzyć się ekspertom Medidesk była analogowa centrala telefoniczna funkcjonująca w placówce. Już w trakcie analizy uwidocznił się problem dodzwanialności do placówki.
“O Medidesk dowiedziałam od dr Pawła Kubika, któremu system został zarekomendowana jako idealne narzędzie do monitoringu telefonicznego ruchu pacjentów.
W tym momencie nie wiem jak nasza rejestracja była w stanie pracować bez tego narzędzia, szczególnie widoczne to jest teraz w dobie koronawirusa.”
Jak Centrum Medyczne CBT poprawiło jakość komunikacji z pacjentami dzięki obsłudze zgłoszeń poza godzinami pracy placówki
W dni powszednie rejestracja placówki przyjmowała zapisy zgodnie ze swoimi dotychczasowymi standardami. Jednak zarząd CBT miał świadomość, że wielu potencjalnych pacjentów dzwoni lub pisze do placówki także poza godzinami jej pracy. Ponadto, ze względu na specyfikę niektórych usług w Centrum (terapie indywidualne), niektórzy Pacjenci preferowali głównie kontakt pisemny w formie wiadomości e-mail.
Mając na uwadze dodatkowy duży ruch telefoniczny, rejestracja potrzebowała pomocnego narzędzia do sprawnej obsługi tego typu zgłoszeń.
„Medidesk to narzędzie, które przydaje się każdego dnia w Centrum CBT. Dzięki niemu możemy znacznie lepiej obsługiwać ruch pacjentów, nie tylko w ciągu tygodnia, ale także poza godzinami pracy naszej rejestracji.”
Odbieralność połączeń w CM Gamma wzrosła do 93% dzięki Medidesk
CM Gamma to centrum medyczne, w którym jakość obsługi pacjenta postanowiono zweryfikować, zanim wdrożono jakiekolwiek nowe narzędzie. Punktem wyjścia był audyt Tajemniczego Pacjenta, który pokazał, jak pierwszy kontakt z placówką wygląda z perspektywy osoby próbującej się do niej dostać — bez znajomości wewnętrznych procedur czy obłożenia rejestracji. Na tej podstawie zespół wprowadził monitoring ruchu telefonicznego, wspólny standard oddzwaniania na nieodebrane połączenia oraz priorytetowe traktowanie pierwszorazowych zgłoszeń w dwóch placówkach działających według jednego standardu obsługi.
Możliwość przypisania osobnego numeru telefonu do każdej kampanii marketingowej jest dla nas bezcenna. W Medidesku możemy sprawdzić, ile osób na nią zareagowało i które działania rzeczywiście przynoszą efekty.
Pytanie pacjenta przez recepcjonistkę: „Skąd dowiedział się Pan o naszej placówce?” nie dostarcza rzetelnych danych. Może ona przecież zaznaczyć pierwszą odpowiedź z listy, a nikt tego nie zweryfikuje. Dzięki Medidesk wiemy, co działa. Jeśli kampania przynosi efekty, inwestujemy w nią więcej. Jeśli nie działa, rezygnujemy.
Jak Przychodnia KEN poprawiła pracę rejestracji i poprawiła efektywność pracy rejestratorek
Na rejestrację dzwoni dziennie nawet kilkaset zainteresowanych. Zespół Rejestracji złożony z kilku pracowników, dotychczas obsługiwał ruch telefoniczny na miarę swoich deklarowanych możliwości. Zarząd Przychodni KEN posiadał jednak wiedzę z zewnątrz, świadczącą o tym, że bardzo ciężko jest dodzwonić się do placówki.
„Medidesk pokazuje dokładnie to, na czym nam zależy i to w jednym miejscu. Dzięki systemowi, każdego miesiąca poprawiamy skuteczność działania naszych rejestratorek, co przekłada się na wyniki finansowe oraz coraz większą liczbę umówionych wizyt."
Co warto wiedzieć o obsłudze kontaktów z pacjentami?
Medidesk pomaga Ci odbierać więcej połączeń, wracać do nieodebranych zgłoszeń i zachować pełną historię kontaktu z pacjentem.
Połączenia mogą trafiać do kolejki i być rozdzielane pomiędzy dostępne stanowiska według ustalonych zasad. Sposób kierowania ruchu dopasowujemy do organizacji pracy Twojej placówki..
Tak. Medidesk zapisuje nieodebrane kontakty i pokazuje je na liście zgłoszeń wymagających obsługi. Twój zespół widzi, do których pacjentów trzeba oddzwonić, i może aktualizować status każdej sprawy.
Statusy, tagi i notatki pokazują, co wydarzyło się podczas obsługi zgłoszenia. Możesz sprawdzić, czy kontakt został podjęty, czy zakończył się umówieniem wizyty i czy wymaga kolejnego działania.
Medidesk zapisuje historię wcześniejszych kontaktów telefonicznych i pozwala wrócić do powiązanych informacji. Zespół może sprawdzić datę, status i wcześniejsze ustalenia jeszcze przed dalszą obsługą pacjenta.
