Pacjent chce umówić wizytę online, bez czekania na połączenie
Gdy zapis na wizytę jest możliwy wyłącznie przez telefon, pacjent musi kontaktować się z rejestracją w godzinach jej pracy. E-rejestracja daje mu dostęp do internetowej ścieżki zapisu, a integracja z systemem medycznym ogranicza ręczne przenoszenie informacji przez Twój zespół. Pacjent zyskuje wygodniejszy sposób kontaktu, a rejestracja może skupić się na sprawach wymagających rozmowy.
Porównaj zapisy na wizyty dziś i po uruchomieniu e-rejestracji
Internetowa ścieżka zapisu ułatwia pacjentowi wybór terminu, a Twojemu zespołowi pomaga ograniczyć liczbę powtarzalnych kontaktów i ręcznych czynności.
Bez Medidesk
Z Medidesk
Pacjent może umówić wizytę głównie w godzinach pracy rejestracji
Pacjent zyskuje internetową ścieżkę zapisu dostępną również poza godzinami pracy rejestracji
Każdy zapis wymaga rozmowy telefonicznej lub wymiany wiadomości z pracownikiem
Dostępne terminy mogą pochodzić bezpośrednio z połączonego systemu medycznego
Przy dużym ruchu pacjent czeka na połączenie albo rezygnuje z kontaktu
Informacje o rezerwacji mogą trafiać do HIS/EDM bez ponownego przepisywania
Rejestracja ręcznie wyszukuje termin i wprowadza dane do systemu medycznego
Twój zespół poświęca mniej czasu na powtarzalne czynności związane z umawianiem wizyt
Włącz internetową ścieżkę zapisu na wizytę
E-rejestracja pozwala pacjentowi rozpocząć zapis online, bez oczekiwania na połączenie z placówką. Połączenie z HIS/EDM umożliwia korzystanie z danych o dostępnych terminach i przekazywanie informacji o rezerwacji pomiędzy systemami.
Zapisy również poza godzinami pracy rejestracji
Pacjent może skorzystać z internetowej ścieżki zapisu w dogodnym dla siebie momencie. Nie musi czekać na otwarcie placówki ani próbować dodzwonić się w godzinach największego ruchu. Twój zespół otrzymuje mniej powtarzalnych kontaktów dotyczących dostępności terminów.
Dostępność pobierana z systemu medycznego
E-rejestracja może korzystać z informacji o terminach i grafikach udostępnianych przez połączony HIS/EDM. Pacjent wybiera spośród dostępnych możliwości, a Twój zespół nie musi ręcznie wyszukiwać terminu podczas każdego kontaktu.
Informacje przekazywane bez ręcznego przepisywania
Dane objęte integracją mogą być przekazywane pomiędzy e-rejestracją a systemem medycznym. Ograniczasz ręczne wprowadzanie informacji i liczbę dodatkowych czynności wykonywanych przez rejestrację. Zespół może poświęcić więcej czasu pacjentom, których sprawy wymagają bezpośredniej rozmowy.
Medidesk AI pokazuje Ci, gdzie rejestracja traci skuteczność
Każdego dnia otrzymujesz konkretne dane, alerty i rekomendacje. Wiesz, co dzieje się w rejestracji, gdzie powstają problemy i czym warto zająć się w pierwszej kolejności.
Jedno narzędzie, inna wartość dla każdej roli w placówce
Do Twojej placówki codziennie dzwonią pacjenci, którzy mogą zostawić w niej pieniądze. Jeśli nie wiesz, ilu z nich nie mogło się połączyć, czy zespół oddzwonił i ile rozmów zakończyło się wizytą, trudno ocenić, gdzie naprawdę tracisz przychód.
Medidesk daje Ci te dane w jednym miejscu, dzięki czemu możesz lepiej planować pracę zespołu, wyznaczać cele i podejmować decyzje na podstawie liczb, a nie intuicji.
Lena Garnik - Prezes zarządu Centrum Medycznego Gamma
Placówka rośnie, telefonów przybywa, a Ty nie wiesz, co naprawdę dzieje się w rejestracji: kiedy zespół jest najbardziej obciążony, gdzie brakuje wsparcia i czy pacjenci, którzy nie mogli się dodzwonić, otrzymali odpowiedź.
Medidesk daje Ci ten obraz w jednym miejscu - precyzyjnie zaplanujesz pracę zespołu, obsadę pod realne obłożenie i oddzwonienia.
Monika Makulska - Przedstawicielka AMEDS Centrum Medycznego i VEDI Clinic
Twój zespół mówi, że nie wyrabia, ale samo „mamy za dużo telefonów" nie wystarczy, by zmienić grafik czy uzasadnić dodatkowy etat.
Dzięki Medidesk widzisz, ile połączeń przypada na konkretne godziny i jak wygląda obciążenie zespołu. Możesz lepiej planować obsadę i rozmawiać z zarządem o potrzebach Twojej rejestracji na podstawie liczb, a nie odczuć.
Izabela Matysiak - Dyrektor Działu Rozwoju i Obsługi Klienta
Telefony, formularze i prośby o kontakt nie mogą ginąć między kanałami ani na zapisanych naprędce karteczkach. Medidesk zbiera wszystkie zgłoszenia w jednym miejscu, pokazuje ich kontekst oraz pozwala kontrolować odbieralność i natężenie ruchu w poszczególnych godzinach. Dzięki temu lepiej dopasujesz obsadę, zaplanujesz oddzwonienia i rozłożysz ruch między rejestrację, zewnętrzne call center oraz voiceboty, aby więcej pacjentów otrzymało pomoc.
Karolina Weiss - COO, Centrum Medyczne Goldenmed
Wydajesz budżet na Google Ads, social media czy outdoor, ale nie wiesz, które z tych działań naprawdę przynoszą pacjentów. Jeśli źródłem wiedzy jest tylko deklaracja pacjenta albo notatka Twojej rejestracji, trudno Ci podjąć dobrą decyzję.
Dzięki Medidesk widzisz, z jakiej kampanii przyszło połączenie i co naprawdę działa. Wiesz, gdzie zwiększyć budżet, a z czego zrezygnować.
Lena Garnik - Prezes zarządu Centrum Medycznego Gamma
Co zmienia się w rejestracji
po wdrożeniu
84% -> 95%
odbieralność połączeń przychodzących
100%
połączeń obsłużonych przez bota
i
17%
wzrost skuteczności rejestracji
Jak to wygląda w praktyce?
Przedstawiamy jak wdrożenie rozwiązań systemu Medidesk pomogło placówkom z całej Polski podnosić jakoś obsługi i komunikacji z pacjentami, przyczyniając się do wzrostu przychodów.
Jak Medidesk odmienił organizację codziennej pracy w Goldenmed
Centrum Medyczne Goldenmed przed wdrożeniem Medidesk zmagało się z problemami związanymi z obsługą dużej ilości połączeń telefonicznych. Główne wyzwanie stanowił brak możliwości rozróżniania celów, w jakich pacjenci się kontaktowali, co powodowało dezorganizację i trudności w efektywnym zarządzaniu komunikacją. Brak narzędzi automatyzujących te procesy przekładał się na nieefektywność, co utrudniało kontrolę nad realizacją zadań przez pracowników rejestracji i wprowadzało chaos w codziennych działaniach placówki.
“Zanim zaczęliśmy współpracę z Medidesk, spora część połączeń po prostu ginęła w natłoku zgłoszeń. Dziś odbieramy niemal wszystkie, a rejestracja wie, z czym dzwoni pacjent, zanim jeszcze podniesie słuchawkę.”
Jak wdrożenie systemu Medidesk podniosło standardy obsługi pacjentów w Dr Kubik?
Kadra zarządzająca Centrum Medycznym Dr Kubik po pierwszej fali koronawirusa poszukiwała skutecznych metod i rozwiązań na odbudowanie kontaktu z pacjentami sprzed epidemii, poprawę jakości obsługi telefonicznej swojej rejestracji oraz zwiększenie realizacji swoich usług. Głównym wyzwaniem, z którym przyszło zmierzyć się ekspertom Medidesk była analogowa centrala telefoniczna funkcjonująca w placówce. Już w trakcie analizy uwidocznił się problem dodzwanialności do placówki.
“O Medidesk dowiedziałam od dr Pawła Kubika, któremu system został zarekomendowana jako idealne narzędzie do monitoringu telefonicznego ruchu pacjentów.
W tym momencie nie wiem jak nasza rejestracja była w stanie pracować bez tego narzędzia, szczególnie widoczne to jest teraz w dobie koronawirusa.”
Jak Centrum Medyczne CBT poprawiło jakość komunikacji z pacjentami dzięki obsłudze zgłoszeń poza godzinami pracy placówki
W dni powszednie rejestracja placówki przyjmowała zapisy zgodnie ze swoimi dotychczasowymi standardami. Jednak zarząd CBT miał świadomość, że wielu potencjalnych pacjentów dzwoni lub pisze do placówki także poza godzinami jej pracy. Ponadto, ze względu na specyfikę niektórych usług w Centrum (terapie indywidualne), niektórzy Pacjenci preferowali głównie kontakt pisemny w formie wiadomości e-mail.
Mając na uwadze dodatkowy duży ruch telefoniczny, rejestracja potrzebowała pomocnego narzędzia do sprawnej obsługi tego typu zgłoszeń.
„Medidesk to narzędzie, które przydaje się każdego dnia w Centrum CBT. Dzięki niemu możemy znacznie lepiej obsługiwać ruch pacjentów, nie tylko w ciągu tygodnia, ale także poza godzinami pracy naszej rejestracji.”
Odbieralność połączeń w CM Gamma wzrosła do 93% dzięki Medidesk
CM Gamma to centrum medyczne, w którym jakość obsługi pacjenta postanowiono zweryfikować, zanim wdrożono jakiekolwiek nowe narzędzie. Punktem wyjścia był audyt Tajemniczego Pacjenta, który pokazał, jak pierwszy kontakt z placówką wygląda z perspektywy osoby próbującej się do niej dostać — bez znajomości wewnętrznych procedur czy obłożenia rejestracji. Na tej podstawie zespół wprowadził monitoring ruchu telefonicznego, wspólny standard oddzwaniania na nieodebrane połączenia oraz priorytetowe traktowanie pierwszorazowych zgłoszeń w dwóch placówkach działających według jednego standardu obsługi.
Możliwość przypisania osobnego numeru telefonu do każdej kampanii marketingowej jest dla nas bezcenna. W Medidesku możemy sprawdzić, ile osób na nią zareagowało i które działania rzeczywiście przynoszą efekty.
Pytanie pacjenta przez recepcjonistkę: „Skąd dowiedział się Pan o naszej placówce?” nie dostarcza rzetelnych danych. Może ona przecież zaznaczyć pierwszą odpowiedź z listy, a nikt tego nie zweryfikuje. Dzięki Medidesk wiemy, co działa. Jeśli kampania przynosi efekty, inwestujemy w nią więcej. Jeśli nie działa, rezygnujemy.
Jak Przychodnia KEN poprawiła pracę rejestracji i poprawiła efektywność pracy rejestratorek
Na rejestrację dzwoni dziennie nawet kilkaset zainteresowanych. Zespół Rejestracji złożony z kilku pracowników, dotychczas obsługiwał ruch telefoniczny na miarę swoich deklarowanych możliwości. Zarząd Przychodni KEN posiadał jednak wiedzę z zewnątrz, świadczącą o tym, że bardzo ciężko jest dodzwonić się do placówki.
„Medidesk pokazuje dokładnie to, na czym nam zależy i to w jednym miejscu. Dzięki systemowi, każdego miesiąca poprawiamy skuteczność działania naszych rejestratorek, co przekłada się na wyniki finansowe oraz coraz większą liczbę umówionych wizyt."
Co warto wiedzieć o e-rejestracji?
Zakres zapisu online dopasowujemy do systemu medycznego, organizacji pracy i oferty Twojej placówki.
Tak. Internetowa ścieżka zapisu może być dostępna również wieczorem, w nocy i w weekendy. Pacjent nie musi czekać na otwarcie rejestracji, aby rozpocząć umawianie wizyty.
E-rejestracja może korzystać z informacji o terminach i grafikach przekazywanych przez połączony system medyczny. Zakres oraz częstotliwość synchronizacji zależą od możliwości konkretnego HIS/EDM.
Jeżeli integracja obejmuje obsługę rezerwacji, informacja o wizycie może zostać przekazana do HIS/EDM bez ręcznego przepisywania. Dokładny przebieg procesu ustalamy w ramach konkretnej integracji.
Podczas wdrożenia ustalamy, jakie usługi, terminy lub grafiki mogą zostać udostępnione pacjentom.
