Problemy w rejestracji widzisz dopiero wtedy, gdy zgłosi je pacjent
Bez danych trudno Ci ocenić, jak zespół prowadzi rozmowy, czy oddzwania do pacjentów i dlaczego część kontaktów nie kończy się umówieniem wizyty. Pojedyncza skarga nie pokazuje skali problemu, a same statystyki połączeń nie wyjaśniają, co wydarzyło się podczas rozmowy. Medidesk łączy dane, historię kontaktu i nagrania, dzięki czemu możesz sprawdzać wyniki oraz jakość obsługi całego zespołu i poszczególnych osób.
Porównaj zarządzanie rejestracją przed i po wdrożeniu Medidesk
Sprawdź, jak dostęp do danych, nagrań i historii kontaktu zmienia ocenę pracy zespołu oraz podejmowanie decyzji.
Bez Medidesk
Z Medidesk
O pracy rejestracji dowiadujesz się głównie ze skarg pacjentów i relacji zespołu
Sprawdzasz liczbę obsłużonych połączeń, oddzwonień i umówionych wizyt
Nie wiesz, jak prowadzone są rozmowy i dlaczego część z nich nie kończy się umówieniem wizyty
Odsłuchujesz nagrania i weryfikujesz, jak zespół prowadzi rozmowy z pacjentami
Trudno Ci porównać wyniki poszczególnych osób, zespołów i placówek
Porównujesz wyniki rejestracji dla wybranego okresu, zespołu lub placówki
Decyzje o szkoleniach i zmianach organizacyjnych podejmujesz bez pełnych danych
Widzisz, które osoby i obszary wymagają wsparcia, szkolenia lub zmiany procesu
Świadomie zarządzaj pracą rejestracji
Medidesk łączy dane o połączeniach, nagrania rozmów i wyniki zespołu w jednym miejscu. Wiesz, jak rejestracja obsługuje pacjentów, gdzie pojawiają się problemy i które obszary wymagają Twojej reakcji.
Pełny obraz pracy rejestracji
Sprawdzasz liczbę odebranych i wykonanych połączeń, oddzwonień oraz umówionych wizyt. Możesz analizować wyniki dla wybranego okresu, placówki, zespołu lub użytkownika. Dzięki temu oceniasz pracę rejestracji na podstawie danych, a nie pojedynczych opinii.
Wiedza o tym, jak zespół rozmawia z pacjentami
Masz dostęp do nagrań rozmów i możesz wrócić do konkretnego kontaktu z pacjentem. Sprawdzasz, czy pracownik prawidłowo rozpoznał potrzebę, przekazał właściwe informacje i zaproponował kolejny krok. Łatwiej przygotowujesz konkretną informację zwrotną oraz planujesz szkolenia.
Przyczyny rozmów zakończonych bez wizyty
Widzisz, które rozmowy kończą się umówieniem terminu, a które nie prowadzą do rezerwacji. Możesz sprawdzić nagranie i ustalić, czy przyczyną była dostępność, oferta placówki, decyzja pacjenta czy sposób prowadzenia rozmowy. Na tej podstawie wprowadzasz zmiany tam, gdzie rzeczywiście są potrzebne.
Medidesk AI pokazuje Ci, jak rejestracja naprawdę rozmawia z pacjentami
AI analizuje rozmowy telefoniczne, ich przebieg oraz rezultaty. Zamiast odsłuchiwać każde nagranie, otrzymujesz informacje o jakości obsługi, najczęstszych problemach i obszarach wymagających wsparcia. Dzięki temu możesz świadomie zarządzać zespołem i pracować nad poprawą konkretnych elementów rozmowy.
Jedno narzędzie, inna wartość dla każdej roli w placówce
Do Twojej placówki codziennie dzwonią pacjenci, którzy mogą zostawić w niej pieniądze. Jeśli nie wiesz, ilu z nich nie mogło się połączyć, czy zespół oddzwonił i ile rozmów zakończyło się wizytą, trudno ocenić, gdzie naprawdę tracisz przychód.
Medidesk daje Ci te dane w jednym miejscu, dzięki czemu możesz lepiej planować pracę zespołu, wyznaczać cele i podejmować decyzje na podstawie liczb, a nie intuicji.
Lena Garnik - Prezes zarządu Centrum Medycznego Gamma
Placówka rośnie, telefonów przybywa, a Ty nie wiesz, co naprawdę dzieje się w rejestracji: kiedy zespół jest najbardziej obciążony, gdzie brakuje wsparcia i czy pacjenci, którzy nie mogli się dodzwonić, otrzymali odpowiedź.
Medidesk daje Ci ten obraz w jednym miejscu - precyzyjnie zaplanujesz pracę zespołu, obsadę pod realne obłożenie i oddzwonienia.
Monika Makulska - Przedstawicielka AMEDS Centrum Medycznego i VEDI Clinic
Twój zespół mówi, że nie wyrabia, ale samo „mamy za dużo telefonów" nie wystarczy, by zmienić grafik czy uzasadnić dodatkowy etat.
Dzięki Medidesk widzisz, ile połączeń przypada na konkretne godziny i jak wygląda obciążenie zespołu. Możesz lepiej planować obsadę i rozmawiać z zarządem o potrzebach Twojej rejestracji na podstawie liczb, a nie odczuć.
Izabela Matysiak - Dyrektor Działu Rozwoju i Obsługi Klienta
Telefony, formularze i prośby o kontakt nie mogą ginąć między kanałami ani na zapisanych naprędce karteczkach. Medidesk zbiera wszystkie zgłoszenia w jednym miejscu, pokazuje ich kontekst oraz pozwala kontrolować odbieralność i natężenie ruchu w poszczególnych godzinach. Dzięki temu lepiej dopasujesz obsadę, zaplanujesz oddzwonienia i rozłożysz ruch między rejestrację, zewnętrzne call center oraz voiceboty, aby więcej pacjentów otrzymało pomoc.
Karolina Weiss - COO, Centrum Medyczne Goldenmed
Wydajesz budżet na Google Ads, social media czy outdoor, ale nie wiesz, które z tych działań naprawdę przynoszą pacjentów. Jeśli źródłem wiedzy jest tylko deklaracja pacjenta albo notatka Twojej rejestracji, trudno Ci podjąć dobrą decyzję.
Dzięki Medidesk widzisz, z jakiej kampanii przyszło połączenie i co naprawdę działa. Wiesz, gdzie zwiększyć budżet, a z czego zrezygnować.
Lena Garnik - Prezes zarządu Centrum Medycznego Gamma
Co zmienia się w rejestracji
po wdrożeniu
84% -> 95%
odbieralność połączeń przychodzących
100%
połączeń obsłużonych przez bota
17%
wzrost skuteczności rejestracji
Jak to wygląda w praktyce?
Przedstawiamy jak wdrożenie rozwiązań systemu Medidesk pomogło placówkom z całej Polski podnosić jakoś obsługi i komunikacji z pacjentami, przyczyniając się do wzrostu przychodów.
Jak Medidesk odmienił organizację codziennej pracy w Goldenmed
Centrum Medyczne Goldenmed przed wdrożeniem Medidesk zmagało się z problemami związanymi z obsługą dużej ilości połączeń telefonicznych. Główne wyzwanie stanowił brak możliwości rozróżniania celów, w jakich pacjenci się kontaktowali, co powodowało dezorganizację i trudności w efektywnym zarządzaniu komunikacją. Brak narzędzi automatyzujących te procesy przekładał się na nieefektywność, co utrudniało kontrolę nad realizacją zadań przez pracowników rejestracji i wprowadzało chaos w codziennych działaniach placówki.
“Zanim zaczęliśmy współpracę z Medidesk, spora część połączeń po prostu ginęła w natłoku zgłoszeń. Dziś odbieramy niemal wszystkie, a rejestracja wie, z czym dzwoni pacjent, zanim jeszcze podniesie słuchawkę.”
Jak wdrożenie systemu Medidesk podniosło standardy obsługi pacjentów w Dr Kubik?
Kadra zarządzająca Centrum Medycznym Dr Kubik po pierwszej fali koronawirusa poszukiwała skutecznych metod i rozwiązań na odbudowanie kontaktu z pacjentami sprzed epidemii, poprawę jakości obsługi telefonicznej swojej rejestracji oraz zwiększenie realizacji swoich usług. Głównym wyzwaniem, z którym przyszło zmierzyć się ekspertom Medidesk była analogowa centrala telefoniczna funkcjonująca w placówce. Już w trakcie analizy uwidocznił się problem dodzwanialności do placówki.
“O Medidesk dowiedziałam od dr Pawła Kubika, któremu system został zarekomendowana jako idealne narzędzie do monitoringu telefonicznego ruchu pacjentów.
W tym momencie nie wiem jak nasza rejestracja była w stanie pracować bez tego narzędzia, szczególnie widoczne to jest teraz w dobie koronawirusa.”
Jak Centrum Medyczne CBT poprawiło jakość komunikacji z pacjentami dzięki obsłudze zgłoszeń poza godzinami pracy placówki
W dni powszednie rejestracja placówki przyjmowała zapisy zgodnie ze swoimi dotychczasowymi standardami. Jednak zarząd CBT miał świadomość, że wielu potencjalnych pacjentów dzwoni lub pisze do placówki także poza godzinami jej pracy. Ponadto, ze względu na specyfikę niektórych usług w Centrum (terapie indywidualne), niektórzy Pacjenci preferowali głównie kontakt pisemny w formie wiadomości e-mail.
Mając na uwadze dodatkowy duży ruch telefoniczny, rejestracja potrzebowała pomocnego narzędzia do sprawnej obsługi tego typu zgłoszeń.
„Medidesk to narzędzie, które przydaje się każdego dnia w Centrum CBT. Dzięki niemu możemy znacznie lepiej obsługiwać ruch pacjentów, nie tylko w ciągu tygodnia, ale także poza godzinami pracy naszej rejestracji.”
Odbieralność połączeń w CM Gamma wzrosła do 93% dzięki Medidesk
CM Gamma to centrum medyczne, w którym jakość obsługi pacjenta postanowiono zweryfikować, zanim wdrożono jakiekolwiek nowe narzędzie. Punktem wyjścia był audyt Tajemniczego Pacjenta, który pokazał, jak pierwszy kontakt z placówką wygląda z perspektywy osoby próbującej się do niej dostać — bez znajomości wewnętrznych procedur czy obłożenia rejestracji. Na tej podstawie zespół wprowadził monitoring ruchu telefonicznego, wspólny standard oddzwaniania na nieodebrane połączenia oraz priorytetowe traktowanie pierwszorazowych zgłoszeń w dwóch placówkach działających według jednego standardu obsługi.
Możliwość przypisania osobnego numeru telefonu do każdej kampanii marketingowej jest dla nas bezcenna. W Medidesku możemy sprawdzić, ile osób na nią zareagowało i które działania rzeczywiście przynoszą efekty.
Pytanie pacjenta przez recepcjonistkę: „Skąd dowiedział się Pan o naszej placówce?” nie dostarcza rzetelnych danych. Może ona przecież zaznaczyć pierwszą odpowiedź z listy, a nikt tego nie zweryfikuje. Dzięki Medidesk wiemy, co działa. Jeśli kampania przynosi efekty, inwestujemy w nią więcej. Jeśli nie działa, rezygnujemy.
Jak Przychodnia KEN poprawiła pracę rejestracji i poprawiła efektywność pracy rejestratorek
Na rejestrację dzwoni dziennie nawet kilkaset zainteresowanych. Zespół Rejestracji złożony z kilku pracowników, dotychczas obsługiwał ruch telefoniczny na miarę swoich deklarowanych możliwości. Zarząd Przychodni KEN posiadał jednak wiedzę z zewnątrz, świadczącą o tym, że bardzo ciężko jest dodzwonić się do placówki.
„Medidesk pokazuje dokładnie to, na czym nam zależy i to w jednym miejscu. Dzięki systemowi, każdego miesiąca poprawiamy skuteczność działania naszych rejestratorek, co przekłada się na wyniki finansowe oraz coraz większą liczbę umówionych wizyt."
Co warto wiedzieć o kontroli pracy rejestracji?
Medidesk pomaga Ci łączyć wyniki zespołu z przebiegiem rozmów telefonicznych. Dzięki temu możesz oceniać pracę rejestracji na podstawie danych i rzeczywistych kontaktów z pacjentami.
W panelu widzisz między innymi liczbę połączeń odebranych i wykonanych, nieodebrane kontakty, oddzwonienia oraz dane dotyczące umówionych wizyt. Zakres dostępnych informacji zależy od konfiguracji i używanych funkcji Medidesk.
Tak. Możesz analizować dane dla wybranego użytkownika, zespołu lub placówki. Dzięki temu widzisz, jak rozkłada się obciążenie i gdzie wyniki wymagają bliższego sprawdzenia.
Jeśli nagrywanie rozmów jest włączone, możesz wracać do nagrań i sprawdzać przebieg konkretnych kontaktów. Ułatwia Ci to wyjaśnianie zgłoszeń, przekazywanie informacji zwrotnej i planowanie szkoleń
Manager AI analizuje rozmowy objęte ustalonym zakresem analizy. Pomaga Ci rozpoznawać ich tematy, jakość obsługi, powtarzające się błędy i przyczyny braku umówienia wizyty.
