Zmiana warty w rejestracji. Jak to zrobić bez szkody dla pacjenta i placówki?
Dobra organizacja pracy jest kluczowa przy przekazywaniu zmiany w recepcji. Ważne jest, aby informacje były przekazywane jasno, a obowiązki nie były zrzucane na nowego pracownika.
Dobra organizacja pracy kluczem do sprawnego przekazania zmiany
Warto uświadomić sobie, że aby szybko i sprawnie przekazać obowiązki rozpoczynającej pracę koleżance trzeba przez cały czas wykazywać się dobrą organizacją – uwierzcie nam jednak, że warto. Nie ma nic gorszego od sytuacji, gdy w drodze do domu albo już w domu przypomni się nam ważna rzecz, o której trzeba było powiedzieć przed wyjściem z pracy. Komunikacja powinna odbywać się w formie werbalnej, ale wiadomo, że w sytuacji, gdy w recepcji czekają pacjenci nie można sobie pozwolić na zbyt długie rozmowy. Dlatego wszelkie informacje, o których musi wiedzieć koleżanka najlepiej jest od razu zapisywać i umieszczać w takim miejscu, by pojawiając się w recepcji od razu zwróciła na nie uwagę. W aplikacji Medidesk jest to specjalne miejsce na notatki dotyczące każdego zgłoszenia. Można również prowadzić kalendarz, w którym pod datą jest miejsce na zapisanie uwag. A dlaczego trzeba to robić od razu? Bo później najzwyczajniej w świecie można o nich zapomnieć!
Uwaga! Informowanie koleżanki o bieżących sprawach nie może być równoznaczne ze spychaniem na nią obowiązków, które można wykonać w trakcie własnej zmiany. Może to zostać źle odebrane i prowadzić do niepotrzebnych konfliktów w zespole. Jeśli np. w trakcie zmiany pacjent zażąda wydania kopii swojej dokumentacji medycznej, to obowiązek jej wykonania ma osoba, która polecenie to przyjęła, nawet jeśli pacjent zapowiada, że zjawi się po nią w późniejszych godzinach.
Złote zasady przekazywania zmiany w recepcji
W wielu placówkach medycznych, zwłaszcza tych większych, system przekazywania zmian jest z góry opracowany przez managera – tak, by zapewnić nieprzerwaną ciągłość obsługi pacjentów, sprawność tego procesu oraz efektywność pracy recepcji. Jeśli go nie ma, warto wprowadzić w życie kilka zasad, które znacznie ułatwią codzienną pracę zespołowi rejestratorek, nawet jeśli składa się z dwóch czy trzech osób.
Osoba kończąca pracę ma obowiązek zostawić w recepcji ład – należy uporządkować dokumenty i przybory do pisania, skontrolować czystość blatu, zabrać kubek i inne rzeczy osobiste.
W trakcie pracy należy na bieżąco kontrolować stan naładowania baterii w aparacie telefonicznym – tak, by recepcjonistka z drugiej zmiany na początku pracy nie musiała szukać ładowarki, a pacjenci mieli nieprzerwaną możliwość kontaktu z placówką. Sprawdzajmy, czy w drukarce jest papier, czy w zasięgu ręki znajduje się działający długopis. Jednym słowem – zostawiajmy miejsce pracy w takim stanie, w jakim chciałybyśmy je zastać.
Osoba rozpoczynająca pracę ma obowiązek zachować punktualność. Skoro zaczyna pracę np. o 14:00 to dokładnie o tej godzinie ma być gotowa do przejęcia obowiązków. Należy wziąć pod uwagę, że wcześniej trzeba się przebrać, skontrolować schludność wyglądu (pamiętajmy, że recepcjonistka/rejestratorka jest pierwszą wizytówką palcówki), przygotować sobie coś do picia.
Przekazywanie zmiany nie może odbywać się kosztem pacjenta. Jeśli pozwala na to czas i bieżąca sytuacja w placówce, przekazanie wszystkich ważnych informacji powinno odbyć się w formie werbalnej. Jeśli nie – wówczas nieocenione mogą okazać się notatki wykonywane ręcznie w kalendarzu lub w odpowiednim miejscu w aplikacji Medidesk.
Przekazywanie zmiany w recepcji naprawdę nie musi być stresujące i może odbywać się sprawnie oraz szybko. Oczywiście dochodzi się do tego stopniowo, ale najważniejsze jest, by w ogóle podjąć próby usprawnienia tego procesu, do czego gorąco zachęcamy!
Moment, kiedy jedna z rejestratorek w placówce medycznej kończy pracę, a przychodzi do niej następna bywa bardzo newralgiczny, zwłaszcza jeśli już słychać dzwonek telefonu, a przed recepcją stoją pacjenci. Na szczęście jest kilka sposobów, by maksymalnie uprościć tę sytuację.
Dobra organizacja pracy kluczem do sprawnego przekazania zmiany
Warto uświadomić sobie, że aby szybko i sprawnie przekazać obowiązki rozpoczynającej pracę koleżance trzeba przez cały czas wykazywać się dobrą organizacją – uwierzcie nam jednak, że warto. Nie ma nic gorszego od sytuacji, gdy w drodze do domu albo już w domu przypomni się nam ważna rzecz, o której trzeba było powiedzieć przed wyjściem z pracy. Komunikacja powinna odbywać się w formie werbalnej, ale wiadomo, że w sytuacji, gdy w recepcji czekają pacjenci nie można sobie pozwolić na zbyt długie rozmowy. Dlatego wszelkie informacje, o których musi wiedzieć koleżanka najlepiej jest od razu zapisywać i umieszczać w takim miejscu, by pojawiając się w recepcji od razu zwróciła na nie uwagę. W aplikacji Medidesk jest to specjalne miejsce na notatki dotyczące każdego zgłoszenia. Można również prowadzić kalendarz, w którym pod datą jest miejsce na zapisanie uwag. A dlaczego trzeba to robić od razu? Bo później najzwyczajniej w świecie można o nich zapomnieć!
Uwaga! Informowanie koleżanki o bieżących sprawach nie może być równoznaczne ze spychaniem na nią obowiązków, które można wykonać w trakcie własnej zmiany. Może to zostać źle odebrane i prowadzić do niepotrzebnych konfliktów w zespole. Jeśli np. w trakcie zmiany pacjent zażąda wydania kopii swojej dokumentacji medycznej, to obowiązek jej wykonania ma osoba, która polecenie to przyjęła, nawet jeśli pacjent zapowiada, że zjawi się po nią w późniejszych godzinach.
Złote zasady przekazywania zmiany w recepcji
W wielu placówkach medycznych, zwłaszcza tych większych, system przekazywania zmian jest z góry opracowany przez managera – tak, by zapewnić nieprzerwaną ciągłość obsługi pacjentów, sprawność tego procesu oraz efektywność pracy recepcji. Jeśli go nie ma, warto wprowadzić w życie kilka zasad, które znacznie ułatwią codzienną pracę zespołowi rejestratorek, nawet jeśli składa się z dwóch czy trzech osób.
Osoba kończąca pracę ma obowiązek zostawić w recepcji ład – należy uporządkować dokumenty i przybory do pisania, skontrolować czystość blatu, zabrać kubek i inne rzeczy osobiste.
W trakcie pracy należy na bieżąco kontrolować stan naładowania baterii w aparacie telefonicznym – tak, by recepcjonistka z drugiej zmiany na początku pracy nie musiała szukać ładowarki, a pacjenci mieli nieprzerwaną możliwość kontaktu z placówką. Sprawdzajmy, czy w drukarce jest papier, czy w zasięgu ręki znajduje się działający długopis. Jednym słowem – zostawiajmy miejsce pracy w takim stanie, w jakim chciałybyśmy je zastać.
Osoba rozpoczynająca pracę ma obowiązek zachować punktualność. Skoro zaczyna pracę np. o 14:00 to dokładnie o tej godzinie ma być gotowa do przejęcia obowiązków. Należy wziąć pod uwagę, że wcześniej trzeba się przebrać, skontrolować schludność wyglądu (pamiętajmy, że recepcjonistka/rejestratorka jest pierwszą wizytówką palcówki), przygotować sobie coś do picia.
Przekazywanie zmiany nie może odbywać się kosztem pacjenta. Jeśli pozwala na to czas i bieżąca sytuacja w placówce, przekazanie wszystkich ważnych informacji powinno odbyć się w formie werbalnej. Jeśli nie – wówczas nieocenione mogą okazać się notatki wykonywane ręcznie w kalendarzu lub w odpowiednim miejscu w aplikacji Medidesk.
Przekazywanie zmiany w recepcji naprawdę nie musi być stresujące i może odbywać się sprawnie oraz szybko. Oczywiście dochodzi się do tego stopniowo, ale najważniejsze jest, by w ogóle podjąć próby usprawnienia tego procesu, do czego gorąco zachęcamy!
